Informatie Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG)

Zeist, 2 oktober 2018

Betreft: informatie Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Beste ouders en leerlingen,

Als scholengroep zijn wij de afgelopen maanden bezig geweest met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In het kader van deze AVG hebben onze scholen eerder laten weten dat leerlingen van 16 jaar en ouder hun ouders toestemming moeten geven voor inzage in het leerlingvolgsysteem. Dat is echter maar gedeeltelijk waar. Scholen zijn op grond van de Wet op het Voortgezet Onderwijs verplicht ouders op de hoogte te brengen van de vorderingen van hun zoon of dochter tot de leeftijd van 18 jaar. Wat daarbij als vorderingen gezien moet worden, vermeldt de wet niet.

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft laten weten dat deze verplichting met de komst van de AVG blijft bestaan. Op grond daarvan hebben we besloten dat ouders via het ouderportaal toegang blijven houden tot de cijfers en gegevens over absentie in het leerlingvolgsysteem (SOMtoday) dat onze scholen gebruiken, totdat de leerling 18 jaar wordt.

Vanaf 18 jaar kan een leerling besluiten om inzage in zijn of haar cijfers en absentie af te sluiten voor zijn of haar ouder(s). Het moet dus een besluit van de leerling zijn. Als een leerling een dergelijk besluit neemt dan dient de leerling per e-mail een verzoek hiertoe in bij de leerlingenadministratie van de school, e-mailadres l.vanderlee@clz.nl

De leerlingenadministratie licht de mentor van de leerling in over het verzoek de inzage in cijfers en absentie voor de ouders af te sluiten. Wij vertrouwen er op dat de leerling een dergelijk besluit neemt in overleg met zijn of haar ouders.

Op grond van de AVG hebben ouders en leerlingen het recht op inzage in het totale dossier van de leerling in het leerlingvolgsysteem. Tot de leeftijd van 16 jaar dient de ouder een verzoek daartoe in. Vanaf 16 jaar dient de leerling zelf een verzoek in. Een dergelijk verzoek kan per e-mail gedaan worden bij de functionaris gegevensbescherming van de CVO Groep, e-mailadres: fg@cvog.nl.

Wij gaan ervan uit dat we met deze brief duidelijk hebben gemaakt hoe we met de privacy van de leerlingen omgaan als het om de gegevens in het leerlingvolgsysteem gaat. Zijn er toch onduidelijkheden, neem dan contact op met de schoolleiding of met de functionaris gegevensbescherming van de CVO Groep.

Voor de herfstvakantie ontvangen de ouders en de leerlingen van 16 jaar en ouder een e-mail met een aantal privacy-vragen m.b.t. de AVG.

Met vriendelijke groet,

S. Poels
Bestuurder CVO Groep Zuidoost Utrecht